Нередко мы мечтаем, чтобы в сутках был дополнительный час, особенно, когда на кону дедлайн по важному проекту или подготовка к сдаче экзамена. Люди и вправду хотят успевать всё. И системы тайм-менеджмента для многих стали колоссальным помощником в планировании собственного времени. В этой статье мы расскажем, как работает тайм-менеджмент и как он помогает все успевать, а также поделимся несколькими эффективными, но простыми методиками по управлению своей эффективностью, а также поделимся полезными приложениями и книгами по теме.
Что такое тайм-менеджмент?
Тайм-менеджмент буквально означает «управление временем». К нему относится целый комплекс знаний, навыков, специальных техник по повышению собственной продуктивности в единицу времени. Применение тайм-менеджмента обещает сразу 3 выгоды:
- больше успевать;
- тратить на задачи меньше времени;
- получать более высокий результат;
В книгах по тайм-менеджменту (некоторые из них мы порекомендуем ниже) предлагается несколько подходов к организации своего рабочего времени, однако, можно выявить несколько общих принципов. Чтобы правильно внедрить тайм-менеджмент в свою жизнь, нельзя забывать про:
- мотивацию;
- целеполагание;
- анализ;
- расстановку приоритетов;
- делегирование;
- нелюбимые дела делать в первую очередь;
- выделять время на отдых;
- ставить напоминания;
- нет прокрастинации;
Книги и приложения по тайм-менеджменту
Чтобы восполнить пробел по теоретической части тайм-менеджмента и почерпнуть интересные идеи и методики, рекомендуем к прочтению несколько книг по теме:
- Стивен Кови«7 навыков высокоэффективных людей». Книга о целеполагании в жизни.
- Брайан Трейс «Оставьте брезгливость: Сначала съешьте лягушку». Исчерпывающая информация о методах организации работы и распределении задач в течение дня.
- Алан Лэйкин «Искусство успевать». Рекомендации по рациональному использованию времени для тех, кто постоянно в цейтноте.
Чтобы постоянно держать руку на пульсе и четко отслеживать свою эффективность, используйте приложения для смартфона:
- TIME Planner – программа объединяет функции менеджера задач с напоминаниями и инструмента контроля времени, который позволяет анализировать эффективность работы за определенный период.
- TimeTune. Удобный планер, в котором можно составить расписание для себя и подчиненных.
- Evernote. Позволяет отслеживать важную информацию: составлять заметки, сохранять фото и аудиозаписи.
- Focus booster. Программа, основанная на методике управления временем по методу помидора.
- Mindly. В этом приложении легко составить майнд-карту, разделив задачи по матрице Эйзенхауэра или удобному вам принципу.
Популярные техники тайм-менеджмента, чтобы все успевать
Метод помидора
Подойдет для выполнения скучной однообразной работы, отнимающей много времени. Для использования метода нужно завести таймер на 25 минут и в течение этого времени выполнять свою рутину, не отвлекаясь ни на что. Когда таймер прозвенит, то сделайте 5-минутный перерыв. После 4 итераций сделайте перерыв уже в полчаса.
Эффективность метода связана с особенностями работы мозга человека – он способен активно работать над задачи в течение примерно 30 минут, а после ему обязательно нужен отдых, иначе концентрация резко снизится.
Название этому логичному и простому методу дал студент, который готовился к экзамену, заводя кухонный таймер в виде помидора.
«Сперва съешь лягушку»
Метод лягушки подходит для выполнения неприятных задач, которые всегда откладываются в долгий ящик. Чтобы разделаться с неприятной задачей нужно придерживаться принципа, что лягушку (т.е. неприятную задачу) нужно «съесть» с утра, первым делом, и больше о ней не думать. Поэтому такие задачи стоит планировать на утро, переходя к более приятным делам в течение дня.
Метод лягушки работает сразу в двух направлениях:
- во-первых, с утра у людей больше силы воли для решения неприятных задач;
- во-вторых, решенные задачи подарят мотивацию на весь день, «освободят мозги»;
«Съешь слона по кусочкам»
Метод подходит для решения объемных задач, к которым трудно подступиться, т.е. метафорических слонов. Как съесть слона? Проще всего, разрезав его на мелкие кусочки. Поэтому крупную задачу мы разбиваем на мелкие подзадачи, вносим в свой ежедневник и отмечаем выполнение. Использование этого метода снимает ступор перед огромной (и, наверняка, сложной задачей) и позволяет наконец приступить к последовательному выполнению.
Дырки в швейцарском сыре
Метод также эффективен в решении объемных задач. Многие любители сыра знают, что швейцарский сыр славится большим количеством дырок, отсюда и суть метода: проделать как можно больше «дырок» в вашем большом деле. Отличие от метода слона в том, что для старта мы берем только приятные и интересные задачи, постепенно переходя ко всем остальным.
Метод сыра эффективно борется с прокрастинацией, или откладыванием дел на потом, т.к. к приятным делам приступать довольно приятно. И их можно завершить быстрее, а дальше, «войдя во вкус» решить и все остальные подзадачи по сложному проекту.
Матрица Эйзенхауэра из книги Стивена Р. Кови
Для многих книга «7 навыков высокоэффективных людей» стала библией тайм-менеджмента, этот метод взят именно оттуда. Он подойдет для грамотного планирования задач в течение дня, недели или месяца (можно взять любой отрезок времени). Матрица Эйзенхауэра поможет убрать растерянность перед целым списком дел и покажет, что нужно делать в первую очередь.
Для использования метода разложите ваши задачи по 4 квадрантам матрицы (можете использовать простую excel таблицу для работы или майнд-карту):
Ваша задача – ранжировать свои дела по их важности и срочности:
- Квадрант «срочно и важно» для дедлайнов и неотложных дел.
- Квадрат «важно, но не срочно» для ваших «слонов», т.е. больших долгосрочных проектов.
- Квадрат «неважно, но срочно» для решения бытовых вопросов.
- Квадрат «неважно и не срочно» для мелочей, отнимающих время.
Итоги
Управлять временем непросто. Более того, управлять им в буквальном смысле невозможно: вы не сможете ни изменить прошлое, ни заглянуть в будущее. Однако, можно эффективно работать над собой, шаг за шагом внедряя новые привычки и методики. Так вы сможете контролировать свою жизнь и наполнить ее удовольствием и достижениями.