Загрузка статьи немного подождите
 
 

Как сделать конференцию?

Как сделать конференцию?

Как сделать конференцию?

Следующая статья:
  • 05.10.2020
  • 597

В последнее время ниша организации образовательных мероприятий переживает настоящий бум. Даже с приходом пандемии количество конференций, мастер-классов и интенсивов не упало, а скорее выросло, перейдя в онлайн-формат. У такого взрывного интереса есть и побочный эффект: у потенциальных посетителей масса вариантов, они регистрируются сразу на несколько мероприятий и на многие просто не доходят. Поэтому сегодня обсудим, как сделать качественную конференцию, на которую дойдет свыше стандартных 20-30 процентов от числа зарегистрированных участников. 

Можно выявить сразу несколько стандартных проблем, с которыми сталкивается организатор образовательных мероприятий: 

  • предложение превышает спрос; 
  • качество контента не растет; 
  • все спикеры говорят об одном и том же, да и сами спикеры везде одни и те же; 

Эти проблемы не решить, когда гости уже собрались в зале и ждут выступления. Сегодня мы дадим несколько рекомендаций, как подготовить такую конференцию (неважно, офлайн или онлайн), которую захотят посетить участники и с которой они не уйдут разочарованными.

Цель конференции

Организация любой конференции – всегда нервы и стресс для команды. Четкое целеполагание позволит снизить напряжение, т.к. команда будет ориентироваться на результат, а не на рутинный процесс (который может быть достаточно стрессовым). 

У конференции может быть несколько разных целей, выберите одну или сразу несколько наиболее актуальных: 

  • получить новых клиентов; 
  • поддержка имиджа компании; 
  • повышение лояльности текущих клиентов; 
  • анонс запуска нового продукта/услуги;
  • повышение прибыли;

От выбранной цели будет зависеть то, кого вы пригласите на конференцию в качестве гостей и спикеров, активности вне образовательной программы, даже расстановка мебели и раздаточный материал. 

Помимо основной цели нужно иметь в виду бонус, за которым приходят на конференции, – ценные и актуальные знания. Это напрямую повлияет на вашу программу.

Программа

Мы рекомендуем придерживаться следующего алгоритма при подготовке программы конференции: 

  • изучить конкурентные предложения; 
  • изучить перечень топовых спикеров по теме конференции; 
  • связаться с ними и предложить участие;
  • запросить список тем, с которыми они могли бы выступить; 
  • проверить темы и тезисы на актуальность;
  • утвердить тему со спикером и подтвердить участие;

Кого позвать? Стоит звать руководителей или сотрудников, которые работают руками? В решении можно опираться на следующие гипотезы: выступление рядовых сотрудников часто бывает более информативным, чем доклад руководителей. Специалисты-практики досконально знают процессы и будут хороши в раскрытии интересных кейсов. Руководители и евангелисты, в свою очередь, смогут вдохновить и мотивировать аудиторию своими выступлениями. Поэтому разумнее соблюдать баланс без перекоса в одну из сторон. 

Форматов выступлений может быть несколько. Самый популярный – доклад с презентацией, большинство спикеров готовятся именно к такому формату. Помимо этого, программу конференции можно разнообразить панельной дискуссией с опытным модератором (1-2 дискуссии на десяток докладов – оптимально), а также интервью со спикером и короткие сессии ответов на вопросы после выступления. 

Перед подготовкой доклада нужно согласовать тайминг со спикером, желательно, чтобы у всех было одинаковое количество времени, чуть больше можно выделить для хедлайнера конференции. Продолжительность каждого выступления – 30-40 минут вместе с сессией вопросов-ответов.

Бюджет на мероприятие

После выявления ключевой цели проведения конференции станет понятно, сколько денежных ресурсов можно заложить в организацию. Конференция может быть бесплатной, платной, частично платной.

К основным расходам чаще всего относятся: аренда помещения, бюджет на спикеров (выступление и размещение), питание, работа персонала, фото- видеосъемка и прямые трансляции, аренда или покупка баннеров и декора, заказ полиграфии и другой атрибутики, развлекательная программа и афтепати. 

Важно составить детальную смену и учесть в ней как можно больше деталей, непредвиденных расходов, вспомнить все мелочи и крупные траты. Обязательно запланируйте бюджет на непредвиденные расходы, обычно это от 15 до 25% от получившейся суммы. 

Продвижение конференции

Продвижение конференции начинается с анализа целевой аудитории. Важно найти ответы на вопросы: кто целевая аудитория, какие в ней есть сегменты? где она обитает? через какие маркетинговые каналы с ней можно взаимодействовать?

Всю аудиторию условно можно разделить на 3 основных сегмента: 

  • горячая аудитория – они доверяют вам и готовы покупать прямо сейчас. Их информируем через отправку писем по базе, по телефону, при личной встрече.
  • теплая аудитория – они посещают конференции, но вас пока не знают. Взаимодействуем через рассылку по партнерским базам, таргетированную рекламу в социальных сетях, ретаргетинг в РСЯ и КМС, покупка размещений в соцсетях партнеров и в профильных каналах.
  • холодная аудитория – интересуются тематикой конференции, но не посещали подобных мероприятий. Активируем максимум каналов продвижения: от таргетированной рекламы до привлечения лидеров мнений, публикаций на городских порталах и прямых эфиров.

Социальные сети

Транслируем все свои активности по подготовке конференции в социальные сети, рассказывая аудитории о ходе подготовки мероприятия: спикерах, месте проведения, программе, результатах, участниках. Также можно подключить дополнительные инструменты и провести конкурсы в своем сообществе или розыгрыш билетов. 

Привлекаем партнеров

Партнеров можно привлечь на основе бартера или за деньги. Задача партнера – рассказать о готовящемся мероприятии своей целевой аудитории.

В качестве бартера обычно выступает предложение:

  • дать пригласительные билеты на мероприятие,
  • разместить логотип на пресс-волле и в раздаточных материалах,
  • разместить стенд и промоутера,
  • сделать рассылку по своей базе,
  • сделать упоминание в рекламе, в публикациях и др.

Конечно, это далеко не финальный чек-лист по подготовке конференции, скорее, базовые рекомендации. Проверьте себя по по нашему списку, чтобы не совершить глупых ошибок и провести качественное мероприятие для ваших зрителей.

Похожие статьи в блоге:

Кто такой технический администратор онлайн-школы?
26.02.2021
Методист онлайн-обучения
19.02.2021
Куратор онлайн-курсов – кто это?
01.02.2021