В последнее время ниша организации образовательных мероприятий переживает настоящий бум. Даже с приходом пандемии количество конференций, мастер-классов и интенсивов не упало, а скорее выросло, перейдя в онлайн-формат. У такого взрывного интереса есть и побочный эффект: у потенциальных посетителей масса вариантов, они регистрируются сразу на несколько мероприятий и на многие просто не доходят. Поэтому сегодня обсудим, как сделать качественную конференцию, на которую дойдет свыше стандартных 20-30 процентов от числа зарегистрированных участников.
Можно выявить сразу несколько стандартных проблем, с которыми сталкивается организатор образовательных мероприятий:
- предложение превышает спрос;
- качество контента не растет;
- все спикеры говорят об одном и том же, да и сами спикеры везде одни и те же;
Эти проблемы не решить, когда гости уже собрались в зале и ждут выступления. Сегодня мы дадим несколько рекомендаций, как подготовить такую конференцию (неважно, офлайн или онлайн), которую захотят посетить участники и с которой они не уйдут разочарованными.
Цель конференции
Организация любой конференции – всегда нервы и стресс для команды. Четкое целеполагание позволит снизить напряжение, т.к. команда будет ориентироваться на результат, а не на рутинный процесс (который может быть достаточно стрессовым).
У конференции может быть несколько разных целей, выберите одну или сразу несколько наиболее актуальных:
- получить новых клиентов;
- поддержка имиджа компании;
- повышение лояльности текущих клиентов;
- анонс запуска нового продукта/услуги;
- повышение прибыли;
От выбранной цели будет зависеть то, кого вы пригласите на конференцию в качестве гостей и спикеров, активности вне образовательной программы, даже расстановка мебели и раздаточный материал.
Помимо основной цели нужно иметь в виду бонус, за которым приходят на конференции, – ценные и актуальные знания. Это напрямую повлияет на вашу программу.
Программа
Мы рекомендуем придерживаться следующего алгоритма при подготовке программы конференции:
- изучить конкурентные предложения;
- изучить перечень топовых спикеров по теме конференции;
- связаться с ними и предложить участие;
- запросить список тем, с которыми они могли бы выступить;
- проверить темы и тезисы на актуальность;
- утвердить тему со спикером и подтвердить участие;
Кого позвать? Стоит звать руководителей или сотрудников, которые работают руками? В решении можно опираться на следующие гипотезы: выступление рядовых сотрудников часто бывает более информативным, чем доклад руководителей. Специалисты-практики досконально знают процессы и будут хороши в раскрытии интересных кейсов. Руководители и евангелисты, в свою очередь, смогут вдохновить и мотивировать аудиторию своими выступлениями. Поэтому разумнее соблюдать баланс без перекоса в одну из сторон.
Форматов выступлений может быть несколько. Самый популярный – доклад с презентацией, большинство спикеров готовятся именно к такому формату. Помимо этого, программу конференции можно разнообразить панельной дискуссией с опытным модератором (1-2 дискуссии на десяток докладов – оптимально), а также интервью со спикером и короткие сессии ответов на вопросы после выступления.
Перед подготовкой доклада нужно согласовать тайминг со спикером, желательно, чтобы у всех было одинаковое количество времени, чуть больше можно выделить для хедлайнера конференции. Продолжительность каждого выступления – 30-40 минут вместе с сессией вопросов-ответов.
Бюджет на мероприятие
После выявления ключевой цели проведения конференции станет понятно, сколько денежных ресурсов можно заложить в организацию. Конференция может быть бесплатной, платной, частично платной.
К основным расходам чаще всего относятся: аренда помещения, бюджет на спикеров (выступление и размещение), питание, работа персонала, фото- видеосъемка и прямые трансляции, аренда или покупка баннеров и декора, заказ полиграфии и другой атрибутики, развлекательная программа и афтепати.
Важно составить детальную смену и учесть в ней как можно больше деталей, непредвиденных расходов, вспомнить все мелочи и крупные траты. Обязательно запланируйте бюджет на непредвиденные расходы, обычно это от 15 до 25% от получившейся суммы.
Продвижение конференции
Продвижение конференции начинается с анализа целевой аудитории. Важно найти ответы на вопросы: кто целевая аудитория, какие в ней есть сегменты? где она обитает? через какие маркетинговые каналы с ней можно взаимодействовать?
Всю аудиторию условно можно разделить на 3 основных сегмента:
- горячая аудитория – они доверяют вам и готовы покупать прямо сейчас. Их информируем через отправку писем по базе, по телефону, при личной встрече.
- теплая аудитория – они посещают конференции, но вас пока не знают. Взаимодействуем через рассылку по партнерским базам, таргетированную рекламу в социальных сетях, ретаргетинг в РСЯ и КМС, покупка размещений в соцсетях партнеров и в профильных каналах.
- холодная аудитория – интересуются тематикой конференции, но не посещали подобных мероприятий. Активируем максимум каналов продвижения: от таргетированной рекламы до привлечения лидеров мнений, публикаций на городских порталах и прямых эфиров.
Социальные сети
Транслируем все свои активности по подготовке конференции в социальные сети, рассказывая аудитории о ходе подготовки мероприятия: спикерах, месте проведения, программе, результатах, участниках. Также можно подключить дополнительные инструменты и провести конкурсы в своем сообществе или розыгрыш билетов.
Привлекаем партнеров
Партнеров можно привлечь на основе бартера или за деньги. Задача партнера – рассказать о готовящемся мероприятии своей целевой аудитории.
В качестве бартера обычно выступает предложение:
- дать пригласительные билеты на мероприятие,
- разместить логотип на пресс-волле и в раздаточных материалах,
- разместить стенд и промоутера,
- сделать рассылку по своей базе,
- сделать упоминание в рекламе, в публикациях и др.
Конечно, это далеко не финальный чек-лист по подготовке конференции, скорее, базовые рекомендации. Проверьте себя по по нашему списку, чтобы не совершить глупых ошибок и провести качественное мероприятие для ваших зрителей.