Многие успешные компании называют удаленную команду своим секретным оружием. Перечислим лишь часть преимуществ: найм талантов со всего мира, снижение издержек на ФОТ, экономия на огромном и дорогом офисе, возможность гибко «миксовать» состав из офисных и удаленных специалистов под свои задачи. Как превратить свою команду в удаленную команду мечты, обсудим в этой статье.
Что такое удаленная команда?
Под удаленной командой обычно понимается группа специалистов разного уровня и навыков, работающих над одним проектом из любой точки земного шара. Сотрудники одной компании могут работать из разных часовых поясов и иметь разный культурный бэкграунд.
Интересный факт: сотрудники, работающие удаленно, отмечают, что с переходом на этот формат работы стали выполнять больший объем работы за меньший срок. К тому же, они замечают снижение уровня напряжения по сравнению с офисной работой и считают видеосозвоны с коллегами эффективным инструментом коммуникации внутри команды (согласно опросам издания Harvard Business Review).
Подготовка компании к удаленной работе
Недавняя пандемия показала, что экстренный переход на удаленную работу становится сильным стрессом как для руководителей, так и для сотрудников компаний. Многим компаниям удалось быстро переключиться (особенно это заметно в индустрии IT и интернет-проектов) и сохранить показатели работы специалистов, но нельзя сказать, что переход на работу из дома прошел гладко и без потерь эффективности для всех компаний, вынужденных пойти на этот шаг.
Чтобы сделать переход на удаленную работу безболезненным для компании и команды, мы рекомендуем проверить готовность к переходу по чек-листу. Должны быть:
- Внедрены четкие KPI (показатели эффективности) как для отделов, команд, так и для отдельных сотрудников;
- Отлажены процессы контроля и оценки качества работы онлайн;
- Готовы инструменты и сервисы для удаленной работы;
- Все сотрудники снабжены подходящей техникой;
- Есть варианты для неформального онлайн общения сотрудников;
- Продуманы способы найма, мотивации и развития команд и сотрудников, работающих из дома;
На бумаге все выглядит просто, но на практике менеджеры и команды часто сталкиваются с проблемами при переходе к удаленной работе. Разберем самые распространенные подводные камни:
- нет связи с командой (не внедрены соответствующие сервисы);
- не отлажен процесс удаленного найма;
- не внедрена отчетность для сотрудников;
- нет четкого распределения ролей и задач между командой;
- нет общего календаря;
- нет возможности отслеживать эффективность сотрудника в течение дня;
- нет команды, есть отдельные сотрудники;
Решить большую часть этих проблем помогает использование специальных сервисов.
Сервисы для удаленной работы
Мы рекомендуем начать подготовку к системной удаленной работе с подготовки базы знаний, Википедии вашей компании, где можно найти ответы на вопросы, а также полезные материалы, шаблоны и инструкции. Простой и бесплатный способ хранить документацию и выдавать к ней доступ – Google или Яндекс диск, Дропбокс. Перед выдачей доступов к базе знаний новому сотруднику стоит подписать NDA (документ о неразглашении информации).
В командах, перешедших на удаленный формат работы в течение пандемии, ежедневные созвоны показали наибольшую эффективность и для бизнес-показателей, и для поддержки командного духа. Сервисов для онлайн-совещаний достаточно много: Zoom, Hangouts, Skype и другие.
Для быстрой связи по решению рабочих задач стоит использовать корпоративный мессенджер, например, Slack. По нему можно оценивать время, когда сотрудник приступил к работе. В Слаке можно общаться не только в личных сообщениях, но и создавать групповые обсуждения. Минус этого сервиса – на бесплатном тарифе не сохраняется история переписки.
Для ведения расписания на день, месяц или год удобно использовать корпоративный Google-календарь.
Удаленные сотрудники часто вынуждены действовать в режиме многозадачности, чтобы снять необходимость держать все задачи в голове, мы рекомендуем использовать любую удобную CRM, систему управления взаимоотношениями с клиентами и командой. С помощью CRM руководители могут отслеживать производительность работы менеджеров и оценивать качество их работы. Наглядно отслеживать выполнение задач можно в сервисах типа Trello и назначат дедлайны по задачам и ответственных лиц.
IP-телефония обязательно понадобится для отделов по работе с клиентами и отдела продаж.
Для контроля рабочего времени можно использовать сервис Yaware, который отслеживает активность компьютера и показывает, сколько времени человек пользовался той или иной программой и сайтом. Работник не будут смотреть развлекательный контент в рабочие часы, если знает, что сервис расскажет о каждом просмотре руководителю.
Есть полезные инструменты, которые предоставят возможность другим сотрудникам дистанционно управлять компьютером, это полезно, например, при установке специальных сервисов. Многие из этих инструментов являются бесплатными для использования в небольших группах: TeamViewer, Join.me.
Задача руководителя — убедиться, что сотрудники не только имеют выход в интернет и доступ к сервисам, но и работают в комфортных условиях без отвлекающих факторов. Мастхэвы любого специалиста на удаленке это:
- мощный компьютер с камерой;
- телефон;
- гарнитура или наушники;
- высокоскоростной интернет;
- тишина, удобный стол и кресло;
Общие рекомендации для перехода к удаленной работе
Понятные и четко зафиксированные требования к сотрудникам:
- Четкое распределение ролей и обязанностей в команде;
- Цели каждого сотрудники в команде закреплены личной беседой с руководителем;
- Утвержден график работы (особенно важно для команд из разных часовых поясов), праздничные и отпускные дни;
- Есть свод правил работы в компании;
- Четко прописаны KPI, у каждого сотрудника есть доступ к ним;
Сплочение команды и повышение мотивации:
- Живые встречи с командой (например, раз в год на корпоратив);
- Четкий карьерный план для каждого специалиста;
- Возможности для повышения квалификации;
- Обмен опытом между командой;
- Благодарственные письма, бонусы для лучших сотрудников и команд;
- Поздравления с днем рождения от команды;
Вместо вывода
Развитие глобального рынка и ограничения, связанные с пандемией, привели к тому, что многие команды вынужденно перешли на формат работы из дома. Однако, тренд на работу удаленно сохранится и дальше. Чтобы показатели бизнеса росли, важно переходить к новому типу управления командой с умом:
- важнее не график с 9 до 18, а четкие KPI;
- компенсируйте отсутствие живого общения с помощью чатов и регулярных видеоконференций;
- наличие системы управления проектами и удаленного доступа к рабочим документам;
- гибкость рабочего времени, наличие окон в рабочих часах для одновременного онлайн общения;
- учет рабочего времени, посещаемость и другие основные показатели производительности;
- ежемесячная и ежеквартальная оценка результатов команды;
- проверка новых сотрудников в кратковременной работе до перехода на полную ставку;
- стандартизация процесса обучения новых сотрудников;
- поддержка командного духа онлайн;
- по возможности личные встречи по приятным поводам;
Не бойтесь ошибаться по началу, вряд ли с первых дней команда будет работать как часы. Главное — быть готовыми справляться с трудностями на первых порах. По прошествии уже трех-четырех месяцев работы вы сможете оценить все лучшие свойства удалённой команды.